Noções básicas sobre banco de dados - Access

Noções básicas sobre banco de dados - Access

Um banco de dados é uma ferramenta para a coleta e a organização de informações. Ele pode armazenar informações sobre pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra coisa. Vários bancos de dados começam como uma lista em um programa de processamento de texto ou em uma planilha. À medida que a lista aumenta, redundâncias e inconsistências começam a aparecer nos dados. A compreensão dos dados em formato de lista é mais difícil, e há maneiras limitadas de pesquisar e extrair subconjuntos de dados para revisão.

Um banco de dados computadorizado é um contêiner de objetos. Ele pode conter mais de uma tabela. Por exemplo, um sistema de controle de inventário que usa três tabelas não consiste em três bancos de dados, mas é um banco de dados que contém três tabelas. A menos que seja especificamente projetado para usar dados ou código de outra fonte, um banco de dados do Access armazena suas tabelas em um único arquivo, junto com outros objetos, como formulários, relatórios, macros e módulos.

Funções do Banco de dados
-Adicionar novos dados a um banco de dados, como um novo item em um inventário
-Editar os dados existentes no banco de dados, como, por exemplo, alterar a localização atual de um item
-Excluir informações, talvez se um item for vendido ou descartado
-Organizar e exibir os dados de maneiras diferentes
-Compartilhar os dados com outras pessoas via relatórios, mensagens de email, em uma intranet ou pela Internet

Descrições das partes de um banco de dados típico do Access.

Tabelas
A imagem do botão de uma tabela de banco de dados tem uma aparência semelhante à de uma planilha, já que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é bem fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a forma como os dados são organizados. Para obter o máximo de flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam estar organizados em tabelas para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se você estiver armazenando informações sobre funcionários, cada funcionário só precisará ser inserido uma vez em uma tabela configurada somente para armazenar dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em sua própria tabela, e os dados sobre filiais serão armazenados em outra tabela. Esse processo é chamado de normalização. Cada linha de uma tabela é conhecida como registro. Os registros são o local onde as informações individuais são armazenadas e cada registro consiste em um ou mais campos. Os campos correspondem às colunas da tabela. Por exemplo, você poderia ter uma tabela chamada "Funcionários", onde cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja ele texto, data ou hora, número ou outro tipo.

Formulários
Os formulários permitem que você crie uma interface do usuário na qual é possível inserir e editar seus dados. Com frequência, os formulários contêm botões de comando e outros controles que executam diversas tarefas. Você pode criar um banco de dados sem usar formulários, simplesmente editando seus dados nas folhas de dados de tabela. Entretanto, a maioria dos usuários de banco de dados prefere usar formulários para exibir, inserir e editar dados nas tabelas. Você pode programar botões de comando para determinar quais dados aparecerão no formulário, para abrir outros formulários ou relatórios ou para executar uma variedade de outras tarefas. Os formulários também permitem controlar como outros usuários interagem com os dados no banco de dados. Por exemplo, você pode criar um formulário que mostre apenas determinados campos e permita que somente determinadas operações sejam executadas. Isso ajuda a proteger os dados e a garantir que eles sejam inseridos adequadamente.

Relatórios
Os relatórios são usados para formatar, resumir e apresentar dados onde cada relatório pode ser formatado para apresentar as informações da forma mais legível possível. Um relatório pode ser executado em qualquer ocasião e sempre refletirá os dados atuais do banco de dados. Geralmente, os relatórios são formatados para serem impressos, mas também podem ser exibidos na tela, exportados para outro programa ou enviados como um anexo de uma mensagem de email.

Consultas
As consultas podem executar várias funções diferentes em um banco de dados. Sua função mais comum é recuperar dados específicos das tabelas. Os dados que você deseja ver geralmente estão espalhados por várias tabelas, e as consultas permitem que você os exiba em uma única folha de dados. Além disso, como normalmente você não deseja ver todos os registros de uma vez, as consultas permitem adicionar critérios para "filtrar" os dados de modo a exibir somente os registros desejados. Determinadas consultas são "atualizáveis", o que significa que você pode editar os dados nas tabelas subjacentes por meio da folha de dados da consulta. Se você estiver trabalhando em uma consulta atualizável, lembre-se de que suas alterações na verdade estão sendo feitas nas tabelas e não somente na folha de dados da consulta.
-Uma consulta seleção simplesmente recupera os dados e os disponibiliza para uso. Você pode exibir os resultados da consulta na tela, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Ou você pode usar a saída da consulta como a fonte do registro para um formulário ou relatório.
-Uma consulta ação, executa uma tarefa com os dados. As consultas ação podem ser usadas para criar novas tabelas, adicionar dados a tabelas existentes, atualizar dados ou excluir dados.

Macros
As macros no Access podem ser consideradas como uma linguagem de programação simplificada que você pode usar para adicionar funcionalidade ao seu banco de dados. Por exemplo, você pode associar uma macro a um botão de comando em um formulário de modo que ela seja executada sempre que alguém clicar no botão. As macros contêm ações que executam tarefas, como a abertura de um relatório, a execução de uma consulta ou o fechamento do banco de dados. A maioria das operações de banco de dados que você executa manualmente pode ser automatizada com o uso de macros, portanto, elas podem ser um ótimo recurso de economia de tempo.

Módulos
São objetos que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Enquanto você cria macros no Access escolhendo uma opção em uma lista de ações de macro, os módulos são criados na linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications). Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade.
-Módulos de classe são anexados a formulários ou relatórios e normalmente contêm procedimentos específicos do formulário ou do relatório aos quais estão anexados.
-Módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados a qualquer outro objeto. Esses módulos estão listados em Módulos no Painel de Navegação, enquanto que os módulos de classe não estão.

No Access, programação é o processo de adição de funcionalidade ao seu banco de dados usando macros do Access ou código VBA (Visual Basic for Applications). Por exemplo, vamos supor que você tenha criado um formulário e um relatório e queira adicionar um botão de comando ao formulário, de modo que, ao ser clicado, abra o relatório. Programação, nesse caso, é o processo de criar uma macro ou um procedimento de VBA e, depois, configurar a propriedade de evento OnClick do botão de comando para que, ao clicar no botão de comando, a macro ou o procedimento seja executado. Para uma operação simples, como abrir um relatório, você pode usar o Assistente de Botão de Comando para realizar todo o trabalho, ou você pode desativar o assistente e fazer a programação por conta própria.

Objetos (como formulários e relatórios) e controles (como botões de comando e caixas de texto) têm várias propriedades de evento, às quais você pode anexar macros ou procedimentos. Cada propriedade de evento está associada a um evento específico, como clicar com o mouse, abrir um formulário ou modificar dados em uma caixa de texto. Os eventos também podem ser disparados por fatores fora do Access, como eventos do sistema, ou por macros ou procedimentos que estão anexados a outros eventos. O banco de dados pode ficar complexo se você adicionar muitas macros ou procedimentos a várias propriedades de evento de vários objetos, mas, na maioria dos casos, você pode obter os resultados desejados usando pouquíssima programação. A decisão de usar macros, VBA ou os dois, depende principalmente de como você pretende implantar ou distribuir o banco de dados como a segurança e funcionalidade desejada. Segurança é um problema porque VBA pode ser usado para criar o código que compromete a segurança dos seus dados ou pode danificar arquivos no seu computador. Ao usar um banco de dados criado por alguém que não seja você, habilite o código VBA somente se você souber que o banco de dados é proveniente de uma fonte confiável. Ao criar um banco de dados que será usado por outras pessoas, tente evitar a inclusão de ferramentas de programação que exijam do usuário a concessão específica do status de confiável ao banco de dados. Veja mais adiante nesta seção técnicas gerais para evitar a necessidade dos usuários confiarem no seu banco de dados.

As macros oferecem uma maneira fácil de lidar com várias tarefas de programação, como abrir e fechar formulários e executar relatórios. Você pode unir com rapidez e facilidade os objetos de banco de dados (formulários, relatórios e assim por diante) criados, pois há pouca sintaxe para memorizar. Os argumentos de cada ação são exibidos no Construtor de Macros. com as macros você pode atribuir uma ação ou conjunto de ações a uma chave. Isso exige a criação de um grupo de macros chamado AutoKeys e também executar uma ação ou uma série de ações quando um banco de dados é aberto pela primeira vez. Isso exige a criação de uma macro chamada AutoExec.

Considerações sobre VBA
-Funções internas ou criar suas próprias funções. O Access inclui muitas funções internas, como a função IPmt que calcula o pagamento de juros. Use essas funções internas para executar cálculos sem precisar criar expressões complicadas. Usando o código VBA, você também pode criar suas próprias funções para executar cálculos que excedem a capacidade de uma expressão ou para substituir expressões complexas. Além disso, você pode usar as funções que criou nas expressões para aplicar uma operação comuns a mais de um objeto.

-Criar ou manipular objetos. Na maioria dos casos, será mais fácil criar e modificar um objeto no modo de Design desse objeto. No entanto, em algumas situações, convém manipular a definição de um objeto no código. Com o VBA, você pode manipular todos os objetos em um banco de dados, além do próprio banco de dados.

-Executar ações no nível do sistema. Você pode executar a ação RunApp em uma macro para executar outro programa (como o Microsoft Excel) no Access, mas não pode usar uma macro para fazer muito mais do que isso fora do Access. Com o VBA, você pode verificar se existe um arquivo no computador, usar a Automação ou DDE (troca dinâmica de dados) para se comunicar com outros programas baseados no Microsoft Windows, como o Excel, e chamar funções em DLLs (Bibliotecas de vínculo dinâmico) do Windows.

-Manipular um registro por vez. Use VBA para percorrer um conjunto de registros, um registro por vez, e executar uma operação em cada registro. Por outro lado, macros trabalham com conjuntos inteiros de registros de uma só vez.

Se você estiver adicionando um botão de comando a um formulário, o Assistente de Botão de Comando poderá ajudar você a começar com a programação. O assistente ajuda a criar um botão de comando que realiza uma tarefa específica. Em um arquivo do Access (.accdb), o assistente cria uma macro inserida na propriedade OnClick do botão de comando. Em um arquivo .mdb ou .adp, o assistente cria um código VBA, pois as macros inseridas não estão disponíveis nesses formatos de arquivo. Em ambos os casos, modifique ou melhore a macro ou o código VBA a fim de atender melhor às suas necessidades.

Entender o código VBA
Assim como as macros, o VBA permite adicionar automação e outras funcionalidades ao seu aplicativo do Access. Você pode estender o VBA usando controles de terceiros e gravar suas próprias funções e procedimentos de acordo com suas necessidades específicas.

Uma maneira rápida de começar com a programação de VBA é criar uma macro do Access e convertê-la em código VBA. As instruções para fazer isso estão incluídas na seção Converter macros em código VBA. Esse recurso cria um novo módulo de VBA que executa as operações equivalentes na macro. Também abre o Editor do Visual Basic para que você possa começar modificando o procedimento. Quando você estiver trabalhando no Editor do Visual Basic, clique nas palavras-chave e pressione F1 para iniciar a Ajuda para Desenvolvedores do Access e saber mais sobre cada palavra-chave. Depois, você pode explorar a Ajuda para Desenvolvedores do Access e descobrir novos comandos para ajudar você a realizar as tarefas programação desejadas.

Converter macros em código VBA
Você pode usar o Access para converter automaticamente as macros em módulos do VBA ou em módulos de classe. Você pode converter as macros associadas a um formulário ou relatório, quer elas existam como objetos separados ou macros inseridas. Você também pode converter as macros globais que não estão anexadas a um formulário ou relatório específico.

Observação: Você pode adicionar o código VBA (Visual Basic for Applications) a um banco de dados da Web. No entanto, você não pode executar esse código enquanto o banco de dados estiver em execução em um navegador da Web. Se o seu banco de dados da Web contiver código VBA, primeiro abra o banco de dados da Web usando o Access antes de executar o código. Para executar tarefas programação em um banco de dados da Web, use macros do Access.

Converter macros anexadas a um formulário ou relatório
Esse processo converte em VBA todas as macros referenciadas por (ou inseridas em) um formulário ou relatório (ou qualquer um de seus controles) e adiciona o código VBA ao formulário ou módulo de classe do relatório.

Anexar uma função VBA a uma propriedade de evento
Ao converter uma macro global em VBA, código VBA é colocado em um módulo padrão. Diferentemente de um módulo de classe, um módulo padrão não faz parte de um formulário ou relatório. Provavelmente você vai querer associar a função a uma propriedade de evento em um formulário, relatório ou controle para que o código seja executado exatamente quando e onde você quiser. Para fazer isso, você pode copiar o código VBA para um módulo de classe e associá-lo a uma propriedade de evento, ou pode fazer uma chamada especial da propriedade de evento para o módulo padrão.