Armazenamento de Notas Fiscais Eletrônicas e processo de contingência


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Empresas que não armazenam suas Notas Fiscais Eletrônicas correm o risco de ter que pagar impostos novamente e com acréscimo de multas. Atualmente, muitas empresas já se preocupam em armazenar-las corretamente. É válido ressaltar que a Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente e é esse arquivo que deve ser armazenado, mantendo o formato em que foi transmitido e autorizado. Portanto, guardar somente o DANFE, do documento não é o suficiente pois este serve apenas para acompanhar a carga durante o processo de transporte, coletar assinatura para comprovar recebimento da mercadoria e facilitar a fiscalização. O armazenamento do DANFE não é obrigatório, o documento que tem validade fiscal é o arquivo XML.

É necessário armazenar a Nota Fiscal Eletrônica por cinco anos pois é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo de cinco anos que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas. Além da obrigatoriedade quando a sua empresa guarda as notas fiscais emitidas e recebidas ela tem a segurança de não receber multas indevidas. Sem a Nota Fiscal Eletrônica de recebimento, a empresa não pode vender bens ou equipamentos adquiridos, e perde a garantia dos produtos.

A segurança no armazenamento é importante mesmo para quem emite poucas notas pois, em caso de perda, a Sefaz não é responsável por disponibilizar esses documentos para a recuperação. O armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas deve ser feito de maneira segura e prática facilitando o acesso as mesmas para consultas e apresentação ao fisco. O armazenamento em computadores ou pen drives é uma opção mas como estes equipamentos podem estragar a melhor opção para salvar seus documentos de maneira segura é armazená-los em nuvem, que além de oferecer maior segurança facilita o acesso a eles de qualquer localidade.

Formas para armazenamento:
1. Dispositivos de memória:
Armazenar seus arquivos XML em dispositivos como pen-drives e hds externos é uma opção. Essa é uma maneira simples para quem possui pouco volume de notas. Porém esse processo não é o mais seguro, pois há grande risco de perda dos mesmos. Além disso, nessa opção o acesso aos arquivos não é o mais rápido e você ainda tem o custo de adquirir o equipamento.

2. DropBox:
O DropBox é uma boa opção para que quem deseja armazenar seus arquivos na nuvem.  Basta criar uma conta no aplicativo e subir os arquivos para ela. Aqui, você ainda pode baixar o programa para o seu computador e sincronizar com sua conta, tendo acesso aos documentos de onde precisar.  O espaço na sua conta DropBox é bastante limitado, mas é possível comprar mais espaço.

3. Google Drive:
O uso do Google Drive é bem semelhante ao DropBox. Além disso, o drive é mais popular e tem o bônus de estar ligado diretamente a sua conta google! Mas como o serviço é genérico não é possível buscar informações nos documentos armazenados, afinal, para o ele o arquivo é apenas um XML. Dica: organize suas notas de acordo com o mês ou cliente, assim, caso você precise de uma nota específica é mais fácil encontrá-la.

4. Mozy Backup:
O Mozy Backup também é um serviço para backup e sincronização de arquivos, ele criptografa seus arquivos oferecendo maior segurança. Ele também permite que você programe os backups por dia, semana ou mês. O Mozy possui versão paga e gratuita, onde espaço e número de contas que podem acessar os dados variam de acordo com o seu plano.

5. Noov:
O Noov é uma solução desenvolvida especialmente para o armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos. Ele permite que você tenha um backup na nuvem de todas as suas notas fiscais, compartilhe-as de forma segura e explore os dados contidos na sua NFe. A solução ainda oferece a possibilidade de integração com seu ERP para envio ou recebimento de Notas Fiscais de forma automática, facilitando todo o processo. Além disso, no aplicativo é possível enviar e receber notas de várias formas: email, FTP, Noov Client e pela API REST. O Noov funciona assim, a empresa cria e autentica sua conta, depois disso já pode fazer o upload das notas ou cadastrar regras para o envio de forma automática. É muito simples! Seus clientes, transportadores e fornecedores podem também acessar as mesmas Notas Fiscais direto no portal, após comprovar que são eles mesmos. O aplicativo também permite que receber as notas de fornecedores, centralizando tudo o que você precisa em um só lugar.

Erros comuns para a administração das Notas Fiscais Eletrônicas:
-Muitos empreendedores cometem o erro de enxergar as Notas Fiscais Eletrônicas simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial para fornecer informações fundamentais nas tomadas de decisões gerenciais. Por este motivo acabam por cometer erros que podem causar prejuízos a sua empresa.

Não armazenar XMLs de documentos fiscais, como manda a lei, quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave pois, segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não pode mais cobrar dívidas atrasadas.

Pensar que a DANFe em PDF ou o papel impresso é a Nota Fiscal, esta é uma confusão muito comum, o papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que possui informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica. A Nota Fiscal eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

Não armazenar as NFes o que é uma obrigação fiscal de qualquer empresa, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais o ano corrente, segundo a legislação atual. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

Não arquivar os documentos de forma organizada e segura, imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador, se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar vai ocorrer a perda de dados que muitas vezes não conseguimos recuperar. O ideal é que sua empresa armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido e eficiente.

Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail, é uma má ideia, pois as caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e por erros de transmissão esse arquivo pode se perder. Serviços específicos de gestão de NFes representam a melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.

Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda, uma NFe possui dois carimbos de segurança sendo a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira onde uma das principais funções do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Pensar que a Gestão de NFes se baseia em guardar notas para simplesmente evitar multas e para a contabilidade fazer seu trabalho, porém as NFEs são extremamente ricas em informações contendo muito mais dados lá do que você vê em uma DANFe e eles podem ser usados para o bem da sua empresa, guiando decisões gerenciais. Nos campos das notas fiscais é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo. É possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notas que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros.


​CONTINGÊNCIA

Modalidades de Contingência da NF-e:    
Em um cenário de falha que impossibilite a emissão da NF-e na modalidade normal, o emissor deve escolher a modalidade de emissão de contingência que lhe for mais conveniente, ou até mesmo aguardar a normalização da situação para voltar a emitir a NF-e na modalidade normal, caso a emissão da NF-e não seja premente.                                                                                                                                                                                                                  

-EPEC – Evento Prévio de Emissão em Contingência – é alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum. A validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e (tipo de emissão ""4- Contingência EPEC"") para a SEFAZ de Origem;

-SVC – Sefaz Virtual de Contingência – é alternativa de emissão de NF-e em contingência com transmissão da NF-e para uma das Sefaz Virtuais de Contingência. Nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. A utilização da SVC depende de ativação da SEFAZ de origem, o que significa dizer que a SVC só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e.;

FS-DA – Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico – é a alternativa mais simples para a situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas (tipo de emissão ""5 - Contingência em Formulário de Segurança FS-DA"")nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão;

Como não existe precedência ou hierarquia nas modalidades de emissão da NF-e em contingência, o emissor pode adotar uma, algumas ou todas as modalidades que tiver à sua disposição.